顧客や取引先はもちろん、周囲の社員にも迷惑を掛けることのないよう、計画的に引継ぎをしてもらいましょう。体調不良等で予定していた時期よりも早めに休みに入る場合もあります。そのためなるめく前倒しで引継ぎを完了してもらうようにしてください。
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引継ぎする業務の整理と準備
引継ぎする準備をしてもらうように伝えます。部下が担当している業務内容をリスト化したり、引継ぎの資料を作成してもらい、引継ぎに必要な日数を伝えてもらいます。
誰が見てもわかるような資料を作成するようフォローします。分担する業務内容や業務量についても明確にしておくと、皆が困ることがないでしょう。
引継ぎをする
部下や後任の社員とスケジュールを調整し、予定を決めていきます。できれば引継ぎの時期は、妊娠後期に入る前、妊娠７ヶ月頃までに済ませると安心です。妊娠後期に入ると急に体調が不安定になる場合も多く、出勤できなくなってしまう場合もあるのです。
資料をもとに引継ぎを進め、不明点等が残らないようにしておくことが大切です。休業に入った部下に連絡を取って業務のことを尋ねるのも気が引けるものです。引継ぎの進捗状況は都度報告してもらうようにしましょう。
引継ぎのポイント
妊娠中の部下と仕事を引き継ぐ社員の人間関係が良好となるようにする。
出産や休業が早まる可能性があるので、引継ぎは早めに済ませてもらう。
口頭だけで引継ぎをするのではなく、業務資料等を作成してもらう。
取引先には後任の担当を紹介する。取引先を一覧にしてもらうようにする。